Sistem Pelayanan di Perpustakaan

Sistem Pelayanan di Perpustakaan

Dalam merencanakan layanan di perpustakaan kita harus mempertimbangkan kondisi yang ada di perpustakaan. Ada  dua  macam sistem pelayanan yang biasa  dilakukan  oleh perpustakaan yaitu sistem pelayanan terbuka dan sistem  pelayanan tertutup. Masing-masing sistem pelayanan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

1.      Sistem Pelayanan Terbuka (Open Access)

Dalam sistem pelayanan terbuka perpustakaan memberi  kebebasan  kepada para pemustakanya (pemakainya) untuk dapat masuk dan  memilih  sendiri koleksi  yang  diinginkannya  dari rak. Petugas  hanya  mencatat apabila koleksi tersebut akan dipinjam serta dikembalikan. Pelayanan perpustakaan dengan sistem pelayanan terbuka ini banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi dan beberapa perpustakaan umum. Sedangkan perpustakaan khusus dan sekolah banyak yang masih menerapkan sistem pelayanan tertutup.

Dalam sistem pelayanan terbuka, rancangan ruangan harus dipertimbangkan dengan matang, misalnya pintu masuk sebaiknya hanya satu. Di pintu masuk sebaiknya ditempatkan meja atau konter keamanan yang dijaga oleh petugas. Untuk memperkecil kemungkinan hilangnya koleksi yang dicuri oleh pemakai, pemakai yang masuk ke ruang baca atau rak perpustakaan sebaiknya tidak diperkenankan membawa tas dan jaket. Karena itu perpustakaan yang menerapkan sistem pelayanan terbuka harus menyediakan tempat penitipan tas atau locker baik yang dijaga oleh petugas ataupun yang tidak dijaga oleh petugas. Pemakai yang akan keluar dari ruang perpustakaan harus diperiksa semua barang bawaannya oleh petugas. Hal ini bertujuan untuk menghindari kemungkinan pemakai membawa koleksi tanpa melalui prosedur peminjaman yang benar. Di perpustakaan yang sudah menggunakan pintu ditektor otomatis security detector maka pemeriksaan pemakai oleh petugas tidak diperlukan. Bahkan kadang-kadang pintu keluar sudah tidak perlu dijaga lagi.

Untuk mencatat jumlah pengunjung yang datang ke perpus­takaan biasanya di meja keamanan biasanya ditempatkan buku tamu. Selain Petugas jaga diberi tugas menjaga keamanan, ia juga dapat juga diberi tugas untuk mengawasi pengisian buku tamu. Petugas jaga harus menegur pengunjung perpustakaan yang tidak mau mengisi buku tamu. Hal ini bertujuan agar semua pengunjung perpustakaan dapat tercatat seluruhnya. Beberapa perpustakaan besar pencatatan pengunjungnya sudah dilakukan secara otomatis menggunakan komputer. Pemakai tinggal menggesekkan kartu ang­gotanya (biasanya yang mengandung kode bar atau yang mengan­dung kode elektro magnet) pada sebuah alat baca yang dihubung­kan ke komputer. Secara otomatis komputer akan mencatat semua data mengenai pengunjung tersebut termasuk jam (bahkan menit dan detiknya) berkunjungnya.

Penataan ruang koleksi pada sistem pelayanan terbuka juga perlu diperhatikan. Misalnya, rambu-rambu yang menunjukkan lokasi koleksi harus lengkap dan jelas. Hal ini untuk mengurangi banyaknya pertanyaan mengenai lokasi koleksi kepada petugas. Jarak antara rak satu dengan rak yang lain harus agak lebar agar apabila ada pemakai yang mencari koleksi diantara rak tersebut tidak terganggu walaupun ada petugas perpustakaan yang lewat dengan membawa trolley buku (rak dorong buku).

Sistem pelayanan terbuka ini mempunyai beberapa kelebihan dan kelemahan seperti:

Ø Kelebihannya

·       Pengguna bebas memilih bukunya sendiri, artinya pemakai dapat melakukan browsing atau pemilihan koleksi secara bebas di rak. Jika pemakai tersebut ingin mencari buku mengenai suatu topik tertentu (misalnya saja bertanam dengan cara hidroponik) maka dia dapat memilih-milih sendiri buku yang cocok dengan keinginannya di rak.

·       Kebebasan ini menimbulkan rangsangan untuk membaca. Ketika dia memilih-milih buku yang diinginkannya, mung­kin dia menemukan buku lain yang menarik perhatiannya, dan karena tertarik dia akan melihat-lihat dan mungkin saja dia akan membacanya.

·       Kalau buku yang dikehendaki tidak ada, dapat memilih buku  yang  lain. Mungkin pada saat masuk perpustakaan seorang pemakai berniat untuk mencari buku dengan judul dan pengarang tertentu (misalnya saja Landasan Matematika karangan Andi Hakim Nasution). Pemakai tersebut dapat mencari judul buku yang dimaksudkannya tersebut langsung ke rak buku (jika dia tahu lokasi buku tersebut), atau mencari dulu di katalog. Pada saat mencari buku di rak, ternyata buku Landasan Matematika karangan Andi Hakim Nasution tidak ada, namun pemakai tersebut menemukan buku lain dengan judul kurang lebih sama misalnya Dasar-dasar Matematika yang dikarang oleh Barizi, dan isi buku tersebut cocok dengan kebutuhannya. Maka pemakai tersebut dapat menggunakan buku tersebut sebagai pengganti buku yang dicarinya karena topik dan isi buku tersebut sama dengan buku yang dicarinya.

Ø Kekurangannya

·       Susunan buku dalam rak menjadi sulit teratur. Sebagai akibat dari kebebasan pemakai mengambil buku ke rak, maka susunan rak tersebut akan menjadi tidak teratur. Untuk mengurangi ketidak-teraturan susunan buku ini, maka perpustakaan harus memberikan peringatan bahwa pemakai tidak boleh menyimpan sendiri koleksi yang sudah digunakannya ke dalam rak. Juga perlu diingatkan bahwa hanya buku yang diperlukan saja yang diambil dari rak dan dibaca di meja baca yang sudah disediakan, bukan membacanya disela-sela rak. Pendidikan pemakai perlu dilakukan secara terus menerus agar pemakai mengetahui cara-cara mencari buku secara sistematis dan benar. Dengan demikian pemakai tidak akan mencari buku dengan cara mengacak-acak rak secara sembarangan.

·       Kemungkinan banyak buku yang hilang. Buku hilang juga merupakan salah satu resiko dari sistem pelayanan terbuka. Untuk itu perlu pengawasan yang baik terutama di pintu keluar. Untuk mengurangi penyobekan halaman buku, maka perlu dilakukan monitoring oleh petugas atau pusta­ka­wan. Beberapa perpustakaan besar sering menempatkan kamera pengontrol (atau cermin cembung sebagai cermin pengawas) pada tempat-tempat yang diperkirakan akan terjadi penyobekan. Penyediaan mesin fotokopi yang dekat dengan ruang koleksi juga perlu dipertimbangkan, khususnya apabila di perpustakaan tersebut banyak koleksi yang tidak dipinjamkan. Dengan penyediaan mesin foto­kopi tersebut kemudahan mendapatkan salinan buku dapat diperoleh oleh pengguna sehingga mengurangi keinginan untuk melakukan penyobekan atau pencurian oleh pemakai perpustakaan.

2.     Sistem Pelayanan Tertutup (Closed Access)

Kebalikan  dari sistem pelayanan terbuka adalah sistem pe­layanan tertutup dimana pengunjung tidak boleh  masuk  ke ruang­an koleksi, tetapi yang koleksi yang dibutuhkannya harus diam­bil­kan  oleh petugas.  Penelusuran/pencarian  koleksi harus  melalui  katalog. Petugas selain mencatat peminjaman dan pengembalian, juga mengambilkan dan mengembalikan koleksi ke rak. Sistem pelayanan ini masih banyak diterapkan oleh perpustakaan khusus dan beberapa perpustakaan sekolah. Salah satu alasan penerapan sistem pelayanan tertutup ini adalah kurangnya tenaga yang mengelola perpustakaan.

Pada sistem pelayanan tertutup ini penataan ruangan bisa lebih sederhana. Pintu masuk tidak harus satu pintu dan tidak perlu penjagaan sebab semua pengunjung yang akan keluar membawa buku sudah melalui petugas pencatatan pada meja sirkulasi. Pengunjung perpustakaan juga tidak perlu dilarang membawa tas ke ruang baca, sebab ruang baca dan ruang koleksi dipisahkan oleh pembatas yang tegas sehingga pengunjung tidak akan dapat me­masuki wilayah koleksi perpustakaan. Satu-satunya pengawasan yang perlu dilakukan di pintu masuk adalah pencatatan buku tamu. Karena itu jika di perpustakaan tersebut tidak tersedia cukup petugas untuk mengawasi pintu masuk, maka perlu dipertim­bangkan untuk memasang penghitung pengunjung secara otomastis (ada jenis pintu putar yang biasanya memiliki penghitung otomatis). Pintu pengaman otomatis (security gate) juga tidak diperlukan.

Penataan rak koleksi juga bisa lebih rapat dengan rak yang lebih tinggi sehingga dapat memuat jumlah koleksi yang lebih banyak. Karena umumnya rak koleksinya lebih tinggi, maka diperlukan tangga bagi petugas untuk mengambil buku-buku yang ada pada bagian atas rak. Pada sistem pelayanan tertutup tidak terlalu diperlukan rambu-rambu, karena yang akan mencari buku adalah petugas yang sehari-hari sudah terbiasa dengan keadaan di perpustakaan tersebut.

Seperti pada sistem pelayanan terbuka, sistem pelayanan tertutup ini juga memiliki kelebihan-kelebihan dan kelemahan antara lain sebagai berikut:

Ø Kelebihannya

·       Susunan dan letak buku lebih teratur dan terpelihara. Hal ini karena hanya petugas (yang tentunya sudah terampil dalam menyusun buku) yang menyimpan dan mengambil buku ke rak. Pemakai yang biasanya mengambil dan (kadang-kadang) menyimpan sendiri ke rak koleksi secara sembarangan tidak terjadi. Bahkan, saking terpeliharanya letak dan susunann buku ini, beberapa perpustakaan susunan koleksinya menggunakan sistem penempatan tetap (fixed location).

·       Tidak perlu ada petugas khusus untuk mengawasi pengguna. Seperti sudah dijelaskan, pengguna yang berada di dalam perpustakaan dibatasi dengan tegas dengan lokasi koleksi. Dengan demikian keamanan koleksi dapat terjaga dengan sendirinya. Namun demikian, jika perpustakaan menempatkan rak display untuk buku atau majalah baru, maka penempatannya perlu dirancang agar rak tersebut berada dalam pengawasan petugas. Jika tidak maka rak tersebut dibuat tertutup kaca agar pemakai tidak dapat mengambil sendiri koleksi yang sedang dipamerkan.

Ø Kekurangannya

·       Kebebasan melihat buku tidak ada, harus dicari melalui katalog. Artinya pemakai perpustakana tidak dapat me­lakukan browsing atau pemilihan sendiri koleksi yang dibu­tuh­kannya di rak. Karena untuk mencari koleksi pemakai tergantung kepada katalog perpustakaan, maka katalog perpustakaan harus betul-betul baik dan dapat diandalkan (reliable). Karena itu pula perpustakaan harus secara teratur melakukan stock opname, sehingga katalog betul-betul mencerminkan keadaan koleksi yang sebenarnya.

·       Melihat dari katalog kadang kadang mengesalkan,  karena  dalam katalog ada, tetapi bukunya sering tidak ada, dan harus memilih lagi sampai berulang ulang. Mungkin penggu­naan katalog komputer (OPAC atau Online Public Access Catalogue) akan menghindari hal ini, karena melalui OPAC dapat diketahui apakah buku yang ada di katalog sedang tersedia di rak atau atau sedang dipinjam oleh pemakai lain (availability).

·       Petugas harus mengambilkan dan mengembalikan buku. Inilah resiko penerapan sistem pelayanan tertutup. Karena itu diperlukan petugas yang cukup banyak di bagian pela­yanan. Kadang-kadang faktor manusia yaitu kelelahan perlu diperhitungkan dalam melayani pemakai. Kadang-kadang, jika petugas lelah dalam melayani, petugas cende­rung kurang teliti dalam mencari koleksi yang dibutuhkan pengguna sehingga buku yang seharusnya ditemukan di rak dikatakan tidak ada kepada pengguna. Untuk menghindari hal ini pada perpustakaan yang jumlah pemakainya besar, perlu dilakukan pergiliran petugas (shift). Dengan demikian petugas bisa secara bergiliran beristirahat.

·       Katalog harus lengkap. Seperti sudah dijelaskan, karena pemakai perpustakaan sepenuhnya tergantung kepada katalog perpustakaan untuk mencari kebutuhan informasi­nya, maka katalog tersebut harus lengkap dan dapat diandalkan. Buku yang sudah dikeluarkan dari koleksi misalnya, harus diikuti dengan pencabutan katalog (pada katalog kartu) atau penghapusan data (pada katalog OPAC). Jadi katalog perpustakaan harus betul-betul mencerminkan kondisi koleksi perpustakaan.